Simple system
resident
Simple system
resident
טרנספורמציה דיגיטלית בניהול ועדות סיוע ותקציבים
מעבר מניירת בירוקטיה לשליטה תקציבית מלאה וחויית שירות
תמונת מצב ניהולית:
עובדים חכם, מנהלים נכון
המערכת הופכת תהליכים בירוקרטיים מורכבים לממשק ניהול שקוף, חוסכת זמן ומונעת טעויות אנוש.
הנהלה
שליטה תקציבית בזמן אמת (תקציב מול ניצול).
הועדה
קבלת החלטות מהירה על בסיס נתונים אחידים.
הנציג
חיסכון של 70% בזמן טיפול וניירת.
התושב
חווית שירות של המאה ה-21 מהנייד.
פתרון מקצה לקצה לארגון חיסכון, רווחה ובקרה.
האתגר הנוכחי
"צווארי בקבוק" וערפל תקציבי.
מנהלי אגפים וגזברים מכירים את המציאות הזו מקרוב:
עומס תפעולי
ערימות של טפסים ידניים ו"פינג-פונג" מתיש מול תושבים על מסמכים חסרים.
חוסר שקיפות
התושב מתוסכל וממתין זמן רב למענה ללא סטטוס ברור.
סיכון ניהולי
קושי לעקוב אחרי הניצול התקציבי בפועל עד לסוף השנה
("עיוורון ניהולי").
מערכת אחת
פתרון הוליסטי מקצה לקצה.
זרימת מידע חלקה ללא נייר, ללא איבוד מסמכים, וללא עיכובים מיותרים.
Simple system
resident
בדיקה (רפרנס)
אוטומציה של תקינות
החלטה (ועדה)
ריכוז נתונים חכם
בקרה (גזברות)
דשבורד ניהולי
הגשה (תושב)
דיגיטלית ופשוטה
Simple system
resident
בדיקה (רפרנס)
אוטומציה של תקינות
החלטה (ועדה)
ריכוז נתונים חכם
בקרה (גזברות)
דשבורד ניהולי
הגשה (תושב)
דיגיטלית ופשוטה
שלב 1
הנגשה דיגיטלית מלאה לתושב.
חווית שירות המותאמת למאה ה 21
מהנייד או מהמחשב
הגשת בקשה קלה והעלאת מסמכים תומכים ישירות מהסמארטפון (צילום ושליחה).
שקיפות
התושב מקבל עדכוני סטטוס בזמן אמת (SMS/מייל) ויודע בדיוק היכן בקשתו עומדת.
אפס תורים
ביטול הצורך בהגעה פיזית למשרדי העירייה.
שלב 2
המשרד האחורי - סוף ל"פינג פונג" הידני
ייעול עבודת הרפרנטים וחיסכון במשאבי אנוש
בדיקה חכמה
ממשק ניהול נוח לבדיקה מהירה של תקינות מסמכים.
אוטומציה של חוסרים
המערכת מתריעה לתושב אוטומטית על מסמך חסר או לא תקין.
השורה התחתונה
חיסכון מוכח של כ-70% בזמן הטיפול בבקשה.
שלב 3
חדר הוועדה – קבלת החלטות מבוססת נתונים.
ייעול עבודת הרפרנטים וחיסכון במשאבי אנוש
תיעוד
כל החלטה נרשמת דיגיטלית בזמן אמת.
שליפה מהירה
אין צורך לנבור בערימות ניירת במהלך הדיון.
פורמט אחיד
כל התיקים מגיעים לוועדה בצורה מרוכזת, נקייה ומסודרת.
שלב 4
שליטה תקציבית ובקרה בזמן אמת.
לא מחכים לסוף שנה כדי לדעת איפה אנחנו עומדים
התקציב מול ניצול
דשבורד המציג את הסטטוס העדכני בכל קטגוריה.
מניעת חריגות
מנגנון בקרה שמתריע או מונע אישור בקשות מעבר למכסה התקציבית.
תכנון עתידי
יכולת ניתוח נתונים וזיהוי מגמות לשנים הבאות.
שקיפות, צדק חלוקתי ואבטחת מידע
אבטחה וזמינות
תשתית ענן (SaaS) מאובטחת, ללא צורך בהתקנות מקומיות מורכבות.
ארכיון דיגיטלי
שליפה מהירה של כל בקשה היסטורית לצרכי ביקורת ומעקב.
צדק חלוקתי
תהליך מובנה ושוויוני שבו כל החלטה מתועדת ושקופה. מבטיח חלוקת משאבים הוגנת.
CASE STUDY
עובד בהצלחה בשטח:
המערכת משרתת אלפי תושבים ומטפלת באלפי בקשות ללא נייר.
שינוי תפיסתי בדרך שבה הרשות המקומית משרתת את התושב ומנהלת את משאביה.
הטמעה מהירה
תוצאות כבר מהרבעון הקרוב
איפיון
התאמת הטפסים והחוקים לרשות שלכם
הדרכה
הכשרה קצרה לצוותים
(מערכת אינטואיטיבית).
עלייה לאוויר
מתחילים לקבל בקשות דיגיטליות.